ALGEMENE VOORWAARDEN VRIJETIJDSACTIVITEITEN GEMEENTE DE PINTE

1. ALGEMENE BEPALINGEN

De dienst Vrije Tijd en VZW-EVA Sportbeheer (ondernemingsnummer: 0442.164.602) organiseren diverse vrijetijdsactiviteiten namens de gemeente De Pinte. De dienst Vrije Tijd bestaat uit de sport-, jeugd- en cultuurdienst.

Sportdienst	Jeugddienst	Cultuurdienst
Polderbos 20	Polderbos 20	Polderbos 20
9840 De Pinte	9840 De Pinte	9840 De Pinte
Tel.: 09 280 98 48	Tel.: 09 280 98 51	Tel.: 09 280 98 50
Fax: 09 280 98 49	Fax: 09 280 98 49	Fax: 09 280 98 49
sportdienst@depinte.be	jeugddienst@depinte.be	cultuurbeleid@depinte.be

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle vrijetijdsactiviteiten die georganiseerd worden door de dienst Vrije Tijd en VZW-EVA Sportbeheer en voor iedere deelnemer en ouder die zijn/haar kind inschrijft voor deelname aan één van deze activiteiten.

2. TOELATINGSVOORWAARDEN

De activiteiten zijn toegankelijk voor eenieder, zowel inwoners als niet-inwoners.

De minimale en maximale leeftijd varieert van activiteit tot activiteit. De leeftijden zijn terug te vinden in de Vrijetijdsfolder en op de gemeentelijke website.

3. INSCHRIJVEN / BETALEN / ANNULATIE

1. Registratie

   Voor de kinderen die willen deelnemen aan één van de vrijetijdsactiviteiten, dient er éénmalig vooraf een gezinsaccount aangemaakt te worden. Dit gebeurt via de gemeentelijke website.

2. Medische fiche

   Voor elk deelnemend kind dienen de ouders een medische vragenlijst in te vullen bij de eerste inschrijving van een vakantie-activiteit van een kalenderjaar. Deze fiche moet jaarlijks bezorgd worden aan de dienst Vrije Tijd en blijft geldig gedurende de rest van dat kalenderjaar. Indien de medische situatie van uw kind tijdens het jaar zou wijzigen, dan dient u een nieuwe medische fiche te bezorgen aan de dienst Vrije Tijd. De medische informatie is vertrouwelijk.

3. Inschrijven

   Het is verplicht vooraf in te schrijven. Dit gebeurt online via de inschrijvingsmodule op de gemeentelijke website.

4. Betalen

   De betaling gebeurt online via een beveiligde website.

5. Bijdrage

   De deelnameprijzen worden voor elke activiteit vastgelegd door de gemeente of de raad van bestuur van VZW-EVA Sportbeheer.

6. Annulatie

   Annulatie sportkampen en cultuurkampen:

   Annulatie kan enkel ingeval van ziekte. Indien uw kind ziek is vragen we de voorlegging van een geldig doktersattest. Dit attest kan tot ten laatste één week na het einde van de betreffende activiteit binnen gebracht worden op de dienst Vrije Tijd. In dat geval wordt het volledig inschrijvingsgeld terugbetaald onder aftrek van de administratiekosten. Voor sportkampen en cultuurkampen bedraagt deze 10,00 euro. In de andere gevallen wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald, doch dient men de organiserende dienst te verwittigen bij afwezigheid.

   Annulatie speelpleinwerking Amigos:

   Annulatie of afwezigheden worden voorafgaand en schriftelijk gemeld, bij voorkeur via e-mail (jeugddienst@depinte.be). De retributie wordt terugbetaald onder aftrek van 1,50 euro administratieve kosten per dag.

4. ACTIVITEITEN

1. Periode

   De gemeentelijke vakantie-initiatieven vinden plaats tijdens de schoolvakanties van de Vlaamse Gemeenschap en in de vrije tijd van kinderen, jongeren en volwassenen.

2. Locatie

ACTIVITEIT	ACCOMMODATIE	ADRES
Sportkampen lagere school	Ontmoetingscentrum Polderbos	Polderbos 20, 9840 De Pinte
Sportkampen kleuters	Gemeentelijke basisschool	Polderbos 1, 9840 De Pinte
Speelpleinwerking Amigos	Gemeentelijke basisschool	Polderbos 1, 9840 De Pinte
Cultuurkamp	Ontmoetingscentrum Polderbos	Polderbos 20, 9840 De Pinte

Eventueel kunnen andere gemeentelijke terreinen en gebouwen ter beschikking gesteld worden.

5. Dagindeling

   De ouders dienen de werkingsuren van de activiteit te respecteren. De kinderen moeten op tijd naar de activiteit gebracht worden en mogen niet voortijdig afgehaald worden. Ook de afgesproken uren van de opvang, voor en na de werking dienen gerespecteerd te worden.

   Bij het brengen van de kinderen moeten de ouders de barcode van de inschrijvingsbevestiging bij de verantwoordelijke laten inscannen. Bij het afhalen moeten de ouders hun kind bij de verantwoordelijke uitschrijven, door uit te scannen.

6. Verantwoordelijke

   Per vakantiewerking wordt een hoofdanimator/hoofdmonitor aangesteld die verantwoordelijk is en die overdag bereikbaar is.

7. Maximum aantal deelnemers

   Het maximum aantal deelnemers voor de sportkampen is afhankelijk van de geplande activiteiten, het aantal lesgevers en de beschikbare locaties. Voor de speelpleinwerking is het aantal deelnemers onbeperkt.

8. Verzekering

   - Voor alle kinderen die deelnemen aan de sportkampen en de speelpleinwerking wordt een verzekering afgesloten.
   - Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor verlies van, schade aan of diefstal van goederen.

9. Regels

   Kledij

   • Kinderen spelen en bewegen makkelijker in losse kledij dat tegen een stootje kan en aangepast is aan de weersomstandigheden van het ogenblik.
   • De naam van het kind is gemarkeerd in de kledingstukken en de rugzak. Zo kunnen deze, in geval van verlies, sneller worden opgespoord.
   • Verloren voorwerpen worden tot één maand na de activiteit bijgehouden, nadien is het niet meer mogelijk ze op te halen.

   Kostbaar en persoonlijk materiaal

   • Kinderen brengen geen speelgoed, waardevol materiaal (gsm, game-boy ...) of geld mee.
   • We tolereren geen gsm-gebruik. Het toestel kan stuk of verloren gaan en is tevens niet verzekerd door de organisatie.

   Eten / Drinken

   • Kinderen brengen zelf een lunchpakket en drankjes mee. We bieden per dag wel gratis een drankje en een koek aan. Houd er rekening mee dat uw kinderen extra fysieke inspanningen leveren tijdens de vakantie-initiatieven, genoeg drankjes en extra boterhammen is dus vaak aangewezen.
   • Laat snoepgoed (chips, chocolade, kauwgom, snoepjes, enz.) thuis.

   Gebruik van gebouwen / materialen / toestellen

   • De deelnemers mogen volgens gemaakte afspraken de gebouwen, terreinen, toestellen en materialen gebruiken voor hun activiteiten.
   • Alle richtlijnen van de begeleiders, de animatoren en ander aangesteld personeel van de vakantiewerking dienen te worden gevolgd.
   • In geval van schade, dient de betrokkene steeds de hoofdverantwoordelijke op de hoogte te brengen.

10. Foto’s

    Tijdens de activiteiten van de dienst Vrije Tijd, worden foto’s genomen. Bij deelname betekent dit dat u akkoord gaat dat foto’s die genomen worden, kunnen worden gepubliceerd tenzij u dit per mail laat weten aan de Dienst Vrije Tijd.

11. PRIVACY

De persoonsgegevens voor de sport-, jeugd- en cultuurwerking van de gemeente worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens ), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens).

Met betrekking tot deze personen worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele e-mail adressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor de sport-, jeugd- en cultuurwerking.

1. Een gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met deze account kan u online inschrijven op de activiteiten van de sport-, jeugd- en cultuurwerking en na betaling worden de inschrijvingsbevestiging naar het opgegeven mailadres verzonden.
2. Door in te loggen op uw account kunt u uw persoonlijke gegevens verifiëren en desgewenst aanpassen, online inschrijvingen bekijken en fiscale attesten bekomen.
3. U hebt steeds een inzage- en correctierecht. Alle vragen of opmerkingen kunt u steeds bezorgen via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België.

12. FISCAAL ATTEST

Deelname van kinderen, jonger dan 12 jaar, aan opvang- en vrijetijdsinitiatieven is fiscaal aftrekbaar.

Het jaar volgend op de vrijetijdsactiviteiten stelt de dienst Vrije Tijd voor iedere deelnemer een fiscaal attest ter beschikking. Deze attesten worden automatisch bezorgd via elektronische post en zijn steeds te raadplegen en af te drukken onder de gezinsaccount op depinte.ticketgang.eu Indien bij inschrijving geen geldig e-mailadres opgegeven werd, zal het fiscaal attest per gewone post bezorgd worden.

13. KLACHTEN

Klachten kunnen in eerste instantie worden gemeld aan de hoofdverantwoordelijke van de activiteit. De hoofdverantwoordelijke zal in overleg met de sportfunctionaris/jeugdconsulent/cultuurbeleidscoördinator de klacht bekijken en eventuele acties ondernemen.

Wanneer geen consensus wordt bereikt, kunnen de deelnemers of de ouders de klacht schriftelijk overmaken aan het college van burgemeester en schepenen die de klacht zal registreren en onderzoeken. De ouders zullen vervolgens schriftelijk op de hoogte worden gesteld van de besluitvorming.


College van burgemeester en schepenen
Koning Albertlaan 1
9840 De Pinte
Laatste wijziging Algemene Voorwaarden: 2014-05-12